Preboarding
Der unterschätzte Erfolgsfaktor im Onboarding
Was ist Preboarding und warum ist es wichtig?
Preboarding bezeichnet die Phase zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Diese Zeit wird in vielen Unternehmen unterschätzt, dabei ist sie entscheidend für die spätere Bindung, Motivation und Leistungsbereitschaft neuer Mitarbeiter. Laut Studien kündigen über ein Drittel der neuen Beschäftigten noch vor ihrem ersten Arbeitstag, oft weil sie sich nicht ausreichend willkommen geheißen oder informiert fühlen. Ein gut gestaltetes Preboarding reduziert dieses Risiko, stärkt die emotionale Bindung und bereitet die neuen Kollegen inhaltlich, organisatorisch und kulturell auf ihren Start vor.
„ Der Satz ‚ Du bist bei uns willkommen – und wir kümmern uns‘ sollte sich in allen Preboarding-Aktivitäten widerspiegeln. Authentizität ist wichtiger als Perfektion.“
Zentrale Ziele des Preboardings
Bindung stärken
Bereits vor dem ersten Arbeitstag sollte ein Gefühl der Zugehörigkeit entstehen. Persönliche Willkommensbotschaften,
kleine Aufmerksamkeiten oder erste Einladungen zu Team-Events vermitteln
Wertschätzung.
Informationen bereitstellen
Neue Mitarbeitende sollten rechtzeitig
erfahren, wie ihr erster Tag abläuft, wer
ihre Ansprechpersonen sind und
welche organisatorischen Punkte zu
beachten sind. Das schafft Sicherheit.
Technische und organisatorische Vorbereitung
Kulturelle Integration einleiten
Ein Einblick in Unternehmenswerte,
interne Kommunikationswege und die
Teamstruktur hilft, den Einstieg zu
erleichtern.
Preboarding-Maßnahmen in der Praxis
- Willkommenspaket mit Unternehmensinformationen, kleinen Give-aways und eventuell Arbeitsmaterialien.
- Digitale Preboarding-Plattformen oder Intranets, die Videos, Teamvorstellungen und erste Lerninhalte enthalten.
- Mentoren- oder Buddy-Programm, bei dem erfahrene Kollegen als feste Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
- Einladung zu informellen Treffen oder virtuellen Kaffee- Chats, um erste persönliche Kontakte zu knüpfen.
- Vorab-Schulungen oder E-Learnings, um fachliche Grundlagen zu vermitteln.
Best Practice aus der Ausbildungspraxis – gestützt durch aktuelle Erkenntnisse
Aktuelle Untersuchungen von Plattformen wie Aubi-plus, Personalwirtschaft oder Netzwerk Q 4.0 zeigen: Preboarding-
Maßnahmen müssen nicht komplex oder kostenintensiv sein, um Wirkung zu entfalten. Entscheidend sind Kontinuität, persönliche Ansprache und echte Wertschätzung.
Regelmäßige Kontaktpunkte zwischen Vertragsunterzeichnung und Ausbildungsbeginn senken die Absprungquote, fördern die
emotionale Bindung und erleichtern den Start in den Berufsalltag. Besonders effektiv sind Formate, die von zukünftigen Kollegen oder Auszubildenden selbst gestaltet werden. Sie schaffen Authentizität, geben realistische Einblicke in den Alltag und lassen die neuen Azubis schon vor dem ersten Tag Teil des Teams werden.
Fachbeiträge betonen zudem, dass gerade informelle Begegnungen, persönliche Botschaften und unkomplizierte
Kommunikationswege dafür sorgen, dass Unsicherheiten abgebaut und die Motivation gestärkt wird.
„ Azubi-Newsletter und Patenprogramme sind kostengünstige Instrumente, um Verbindlichkeit zu schaffen und Vertrauen aufzubauen.“
Aus eigener Erfahrung lässt sich sagen, ...
… dass auch kleine, kreative Maßnahmen im Preboarding große Wirkung entfalten können.
Ich habe vor fünf Jahren als Ausbildungsleiter damit begonnen, dass Auszubildende aus dem vorherigen Lehrjahr den zugesagten Bewerbern persönliche Briefe schreiben – sowohl per E-Mail als auch per Post. Darin stellten sich die Azubis vor, beschrieben ihre ersten Tage im Unternehmen und gingen ganz bewusst auf die Unsicherheit der Neuen ein, um Mut zu machen. Die Rückmeldungen waren durchweg positiv, da die Botschaften authentisch und persönlich waren.
In den Folgejahren wurde dieses Konzept ausgebaut :
Gezielter Azubi-Newsletter alle zwei Monate zwischen Vertragsunterzeichnung und Start, mit Infos zum Unternehmen, besonderen Aktionen und Einblicken in den Ausbildungsalltag.
Einladungen zu Sommerfesten – entweder zum offiziellen Firmenfest oder zu einem eigenen Azubi-Sommerfest, organisiert mit der Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV).
Persönliche Telefonate durch aktuelle Azubis, um nachzufragen, ob alles in Ordnung ist und ob es noch Fragen gibt.
Diese Maßnahmen sind leicht umsetzbar und können fast vollständig von Auszubildenden selbst getragen werden. Sie fördern
nicht nur das Ankommen der Neuen, sondern stärken auch die Verantwortungsübernahme und soziale Kompetenz der älteren
Azubis. Aubi‑plus hebt hervor: Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der kontinuierlichen Ansprache; Post zum Geburtstag oder
persönliche Willkommensnachrichten schaffen ein Gefühl von Zugehörigkeit und Wertschätzung.
„Zwischen Vertragsunterzeichnung und Ausbildungsstart liegt eine Zeitspanne, die für die Bindung der Nachwuchskräfte entscheidend ist. Persönliche Nachrichten, Geburtstagsgrüße oder kleine Überraschungen wirken stärker als große, unpersönliche Gesten.“
Meine Haltung zu Elternabenden
Ein Punkt, bei dem ich bewusst einen anderen Weg gehe als viele Unternehmen, ist der Umgang mit Elternabenden. Aus meiner Sicht bergen sie die Gefahr, falsche Erwartungen zu wecken und die Eigenständigkeit der jungen Menschen zu hemmen. Ziel der Ausbildung sollte es sein, selbstständige Fachkräfte zu entwickeln, nicht die Kommunikation mit den Eltern zu intensivieren.
Unternehmen, die zu sehr auf elterliche Einbindung setzen, laufen Gefahr „Helikoptereffekte“ zu fördern. Für interessierte Eltern kann es durchaus separate Informationsangebote geben, etwa zum Thema „Helikoptereltern und wie wir als Unternehmen damit umgehen“, ohne jedoch die Selbstverantwortung der Auszubildenden zu untergraben.
„ Niedrigschwellige Kontaktmaßnahmen wie ein Telefonat vor Ausbildungsstart signalisieren Interesse, verringern Unsicherheiten und steigern die Motivation der Auszubildenden.“
Mehrwert für Unternehmen
Ein strukturiertes Preboarding, gerade für Auszubildende, bringt klare Vorteile:
Geringere Abbruchquote vor Ausbildungsbeginn
Schnellere Integration in den Arbeitsalltag
Höhere Identifikation mit dem Unternehmen
Bessere Startvoraussetzungen für Lern- und Leistungsfortschritte
Unternehmen, die das Preboarding ernst nehmen, investieren in die Zukunft ihrer Belegschaft und setzen ein starkes Signal für Wertschätzung und Professionalität.
Mein Fazit
Preboarding ist mehr als eine nette Geste, es ist der erste Baustein einer erfolgreichen und langfristigen Zusammenarbeit. Wer schon vor dem ersten Arbeitstag informiert, motiviert und integriert, legt den Grundstein für zufriedene und engagierte Mitarbeiter. Bei Auszubildenden kommt es besonders darauf an, Ängste zu nehmen, Orientierung zu bieten und Begeisterung zu wecken.
Erfahrungswerte zeigen: Schon mit einfachen, gut geplanten Maßnahmen, die von aktuellen Azubis umgesetzt werden, lassen sich Vertrauen, Vorfreude und Bindung nachhaltig stärken.