Vom Organisator zum Gestalter: Wo steht Ihre Ausbildung?

In der Stellenbeschreibung steht „Ausbildungsleitung“ oder „Ausbilder“. Wenn wir im Lehrgang fragen, wie die letzte Woche aussah, hören wir etwas anderes: Einsatzpläne, Berichtshefte, Berufsschule, Abstimmungen mit den Fachbereichen, am Montag ein Konflikt, am Donnerstag eine Ausbildungsmesse. Organisiert wird sehr viel. Zum Gestalten bleibt kaum Zeit.

Im ersten Modul unseres Lehrgangs Manager strategische Ausbildung (IHK) steht deshalb ein Satz, der fast immer einen Nerv trifft: Menschen handeln nicht nach ihrer Stellenbeschreibung, sondern nach ihrem Rollenverständnis.

Darum geht es in dieser ersten Ausgabe von „Gute Ausbildung ist kein Zufall.“ Ab jetzt schreiben wir hier alle zwei Wochen über das, was wir in Lehrgängen, Workshops und Gesprächen mit Unternehmen erleben. Jeweils mit einem Modell, einer Übung für den Alltag und den Quellen dazu.

Warum sich die Rolle gerade jetzt verändert

Ein Grund ist schlicht die Demografie. Laut BIBB und IAB verlassen zwischen 2024 und 2040 rund 17,75 Millionen Menschen das Erwerbsleben, aus dem Bildungssystem kommen aber nur rund 14,46 Millionen nach. Das ist eine Lücke von etwa 3,3 Millionen, und die lässt sich mit Recruiting allein nicht füllen. Unternehmen, die Fachkräfte brauchen, werden sie selbst entwickeln müssen.

Gleichzeitig hat sich verändert, was Ausbildende eigentlich leisten sollen. Im Industriezeitalter hieß Ausbildung vor allem vormachen, nachmachen, üben und kontrollieren. Die entscheidende Frage war, ob der Azubi den Ablauf korrekt ausführt. Mit der Wissensgesellschaft wurden Ausbildende zu Lernbegleitern, und es ging darum, ob Wissen angewendet und auf neue Situationen übertragen werden kann. Heute, mit KI im Arbeitsalltag, kommt noch mehr dazu. Ausbildende sind Coach, Wertevermittler und Personalentwickler, und die Frage lautet, ob junge Menschen mit neuen Situationen, digitalen Werkzeugen und Verantwortung reflektiert umgehen können.

Digitalisierung, KI, die Generation Z, hybride Arbeit und mehr Vielfalt in den Teams verstärken das noch. Wer heute ausbildet, soll Azubis binden, sie auch über Distanz begleiten und trotzdem Struktur geben.

Viele Rollen, und eine ist meistens zu groß

Im Lehrgang arbeiten wir mit sieben Rollen, von der Fachkraft über Coach und Mentor bis zum strategischen Partner der Geschäftsführung. Das ist ausdrücklich keine Karriereleiter. Gute Ausbildungsverantwortliche wechseln je nach Situation zwischen den Rollen, und jede hat ihre Stärke und ihr Risiko. Die Fachkraft ist fachlich sicher, erklärt aber schnell zu viel. Der Coach lässt Azubis selbst denken, kann ohne klare Grenzen aber auch verunsichern. Und wer vor allem strategisch denkt, muss aufpassen, dass der einzelne Mensch nicht hinter Kennzahlen verschwindet.

Besonders aufschlussreich ist eine Übung, die wir „Rollenhaus“ nennen. Die Teilnehmenden zeichnen ihre Rollen als Zimmer, und die Größe eines Zimmers steht dafür, wie viel Zeit sie dort verbringen. Die Bilder ähneln sich erstaunlich oft. Das Organisator-Zimmer ist riesig. Die Coach-Rolle gibt es, aber eher nebenbei. Der strategische Partner wohnt in einer kleinen Kammer, und die Personalentwicklung, die eigentlich im Zentrum stehen müsste, wird vom Tagesgeschäft verdrängt.

Organisation und Kontrolle bleiben wichtig, da gibt es nichts kleinzureden. Selbstständige Fachkräfte entstehen dadurch allein aber nicht.

Vom Organisieren zum Gestalten

Damit daraus ein Plan wird, nutzen wir einen Entwicklungspfad mit fünf Stufen: Organisieren, Analysieren, Entwickeln, Steuern und Gestalten. Die Stufen bauen aufeinander auf. Ohne verlässliche Organisation lässt sich nichts steuern. Wer aber nur organisiert, kommt nie zum Gestalten.

Warum der Schritt nach oben so oft nicht gelingt, hat Bildungsreif-Gründer Jan Achnitz in seinem Buch „Zukunft bilden – strategisch entwickeln“ beschrieben. Meist sind es dieselben vier Gründe. Es fehlt eine Strategie, das Ausbildungspersonal zieht nicht mit, die Ressourcen reichen nicht, oder niemand schaut, ob die Maßnahmen überhaupt wirken. Wenn Ihnen einer davon bekannt vorkommt, haben Sie Ihren ersten Ansatzpunkt schon gefunden.

Ein Fall aus dem Lehrgang: Die Geschäftsführung will sparen

Wie groß der Unterschied zwischen Organisieren und Gestalten ist, sieht man gut an einem Fall, den wir in Modul 1 besprechen. Die Geschäftsführung kündigt an, das Ausbildungsbudget zu kürzen. Die naheliegende Reaktion ist, Veranstaltungen zu streichen, Seminare zu verschieben und sich im Flur zu ärgern.

Wer gestaltend reagiert, geht anders vor. Zuerst nimmt man den Kostendruck ernst, denn der ist real. Dann macht man sichtbar, was eine pauschale Kürzung für Prüfungserfolg, Abbrüche und den künftigen Fachkräftebedarf bedeutet. Statt überall gleichmäßig zu kürzen, schlägt man vor, nach Wirkung zu priorisieren, und belegt das mit Zahlen wie Übernahmequote, Abbruchrisiko oder dem Feedback der Fachbereiche. Oft hilft auch ein kleiner Pilot, bei dem eine Maßnahme gezielt getestet und ihre Wirkung gemessen wird.

So wird Ausbildung nicht mehr als Kostenblock diskutiert, sondern als Investition in die eigenen Fachkräfte. Und die Ausbildungsleitung sitzt als Partnerin mit am Tisch, nicht mehr nur als ausführende Stelle.

Zum Ausprobieren: der 20-Minuten-Rollencheck

Wenn Sie diese Woche 20 Minuten finden, allein oder mit Ihrem Ausbildungsteam, probieren Sie das Rollenhaus einmal selbst aus. Zeichnen Sie ein Haus mit Zimmern für Ihre Rollen, zum Beispiel Fachkraft, Organisator, Coach, Mentor, Führungskraft, Mediator, Projektleitung, Personalentwicklung und strategischer Partner. Je mehr Zeit Sie in einer Rolle verbringen, desto größer wird das Zimmer. Dafür reichen etwa acht Minuten.

Schauen Sie sich das Bild danach in Ruhe an. Welches Zimmer kostet Sie viel Energie? Welches meiden Sie eher? Und welches bräuchten Ihre Azubis oder Ihr Unternehmen eigentlich stärker? Zum Schluss eine ehrliche Zahl: Wie klar ist Ihr Rollenverständnis auf einer Skala von 1 bis 10, und was würde bis zur 10 noch fehlen?

Am Ende steht ein einziges, konkretes Ziel. Ein Beispiel aus dem Lehrgang: „In den nächsten zwei Wochen stelle ich in drei Situationen zuerst drei offene Fragen, bevor ich einen Ratschlag gebe.“ Das ist klein, aber es ist ein echter Schritt raus aus dem Organisator-Zimmer.

Der Weg vom Organisieren zum Gestalten ist auch der rote Faden unseres Lehrgangs Manager strategische Ausbildung (IHK). In 13 Modulen geht es berufsbegleitend und online vom Rollenverständnis über Gewinnung, Entwicklung und Controlling bis zum Einsatz von KI, immer mit einem Praxisprojekt aus dem eigenen Unternehmen. Wenn Sie erst einmal einordnen möchten, wo Ihre Ausbildung steht, schicken wir Ihnen gern unser Whitepaper „Ausbildung braucht heute mehr als gute Ausbilder.“ Dafür genügt eine kurze Nachricht.

In der nächsten Ausgabe geht es darum, warum der Ausbildungsmarkt eigentlich kein Mengenproblem hat, sondern ein Passungsproblem, und was das für die Gewinnung von Azubis bedeutet.

Lassen Sie uns über Ihre Ausbildung sprechen

Manchmal hilft schon ein kurzer Blick von außen. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Ausbildung steht und welcher nächste Schritt am meisten bringt, können Sie direkt einen Termin mit Jan Achnitz buchen oder eine Ausbildungsanalyse anfragen. Mehr zum Lehrgang finden Sie unter Manager strategische Ausbildung (IHK).